Miksi uuden työntekijän perehdytys on tärkeää?
Huono perehdytys voi pilata hyvän rekryn.
Perehdytyksen aikana uusi työntekijä on mahdollista saada juurtumaan yritykseen. Perehdytyksessä piilee siis iso potentiaali, mutta siihen liittyy myös sudenkuoppia. Koska uudella tulijalla kun ei ole yleensä valmiina ystäviä tai tunnesidettä yritykseen, voi hän lipua matkoihinsa, ellei häntä saada heittämään ankkuria pohjaan. Siksi esihenkilön tulee huolehtia, että uusi osaaja pääsee mukaan yhteisöön ja oppii talon tavat. Jos tulijalla on tervetullut olo, hänen työpanoksensa on merkityksellinen ja tehtävä on haastavuudeltaan sopiva, syntyy henkinen sitoutuminen työnantajaorganisaatioon.
Perehdytysprosessi
Mitä ovat preboarding ja onboarding?
Preboarding
Preboarding tarkoittaa ajanjaksoa työpaikan saamisesta ensimmäiseen työpäivään. Tällä ajalla kannattaa ehdottomasti pitää yhteyttä hakijaan. Koska hän on ilmaissut lähtöaikeensa nykyiselle työnantajalle, voi olla, että häntä yritetään pyytää takaisin tai että hänelle tarjotaan uutta haastavampaa tehtävää.
Preboardingin aikana kannattaa alkaa valmistelemaan työntekijän tuloa organisaatioon. Yleensä kuitenkin uudella osaajalla on viikkojen tai kuukausien irtisanomisaika edellisestä työstä, mikä kannattaa ottaa huomioon. Tälle ajalle voi varata uudelle työntekijälle esimerkiksi vähän luettavaa tai tutustuttavaa. Ei kuitenkaan liikaa, jotta työntekijä ei kuormitu muutoksen keskellä. Yrityksen sisällä taas kannattaa alkaa miettimään, ketkä ovat lähitiimiläiset, kuka ottaa tulijan vastaan ja miten onboarding aikataulutetaan.
Onboarding
Onboarding on sama asia kuin ensimmäisestä työpäivästä alkava perehdyttäminen. Se on suunnitelmallista tiedonsiirtoa ja tärkeintä on, että uusi tulokas ei jää yksin. Hänelle kannattaa kertoa jo heti ensimmäisenä päivänä, kuka osaa auttaa häntä missäkin ja luoda näin turvaverkko.
Joskus työn edellinen tekijä perehdyttää uuden tulijan tehtävään. Täysin uuteen positioon perehdyttäjä täytyy valita muilla perustein. Koulutusmateriaalit ovat hyvä tuki, mutta ehdottomasti kannattavinta on suosia tekemällä oppimista, learning by doing.
Kun uusi työntekijä on ehtinyt olla töissä hetken, on hyvä pitää yhteinen tuokio palautteen annolle ja isommille kysymyksille. Näin perehdytyksen etenemisestä ja onnistumisesta saadaan tietoa. Tämä ohjaa myös perehdyttämisen lopetusaikaa, sillä yhtä ja tiettyä aikaa lopetukselle ei ole. Siksi säännöllisiä tapaamisia kannattaa pitää tarpeen mukaan, oli se sitten päivittäin, viikoittain tai kerran kuussa.
Onnistuneen perehdytyksen sisältö
Preboarding eli esiperehdytys aloittaa perehdytysprosessin.
Onboardingissa on tärkeintä, että uusi tulokas oppii tuntemaan, mistä hän löytää työn kannalta tärkeät asiat, kuten oikeat
- Ihmiset: Kuka auttaa tietotekniikan haasteissa, kenen kanssa sparrailla ja kuka vastaa henkilöstöasioista? Yksinkertaisesti sanottuna: opeta tulija tuntemaan, keneltä kysyä mitäkin.
- Tiedot: Löytyvätkö työn kannalta oleelliset tiedot materiaaleista vai pitääkö niitä kysyä tietyiltä henkilöiltä? Jos kyllä, keneltä? Entä mitä hiljaista tietoa uuteen työpaikkaan liittyy?
- Paikat ja laitteet. Tarkastakaa myös, että vaativatko jotkin järjestelmät tarkempaa perehdytystä.
Onboardingin aikana tulisi pitää myös palautekeskustelut sovituin aikavälein. Näin oppimiskäyrä kohoaa puolin ja toisin.
Kenet perehdytetään ja milloin?
Perehdyttäminen on erityisen tärkeää, kun perehdytettävä tulee toiselta toimialalta tai kielellisesti ja kulttuurillisesti eri taustasta. Kuitenkin kaikkien perehdyttäminen on AINA tärkeää! Ei pidä ajatella, ettei perehdytystä tarvitsisi, vaikka olisi kokenut. Korkein johtokin perehdytetään tehtävään. Perehdytys mainitaan myös työturvallisuuslainsäädännössä.
Organisaatiolla on myös kultainen tilaisuus, kun uusi ihminen tulee mukaan, ja se kannattaa hyödyntää. Tulija katsoo yritystä uusin silmin. Näkeekö hän jotain hölmöä tai vanhanaikaista? Kysykää palautetta rohkeasti!
Onnistunut perehdytys
Perehdytyksen suunnittelu
Perehdytyksen suunnittelu on kuin palapelin kokoamista. Suositeltavaa olisi, että alussa työpaikan eri funktiot esittäytyvät: näin uusi henkilö saa lyhyen intron muistakin osastoista ja siitä, mitä heillä on kerrottavaa. Näin pääsee kiinni kokonaisuuteen. Sen jälkeen on helpompi syventyä omaan vastuualueeseen pala palalta.
Perehdytyksen päättämiselle tulee myös luoda jokin tavoiteaikataulu henkilön aloitettua. Tosi asiassa voi olla, että aikataulu elää esimerkiksi kiireiden tai uuden työntekijän odotettua nopeamman oppimisen vuoksi. Todellisuudessa siis palautekeskustelut kertovat, miten perehdyttäminen onnistuu ja pysytäänkö aikataulussa. Siksi välietapit ja raportointi tulee sisällyttää perehdytykseen.
Kuka tai millainen on hyvä perehdyttäjä?
Ihanteellinen perehdyttäjä on ollut organisaatiossa riittävän kauan, muttei liian kauan. Tämä tarkoittaa sitä, että hänellä on riittävä kuva organisaation toiminnasta, mutta hän myös muistaa, millaista oli tulla taloon. Jos perehdyttäjällä on näkemystä, miten hän olisi halunnut olla perehdytettävänä, on bonus. Perehdyttäjän ei tarvitse olla konkari, vaikka jotkut yritykset suosivat vanhimman työntekijän käyttöä perehdyttäjänä. Tässä kohtaa on kuitenkin pohdittava, että siirtääkö tällainen henkilö vanhoillisia ajatustapoja. Freesi näkökulma on perehdytyksen kulmakivi!
Perehdytyksessä yhden kannattaa olla päävastuussa, vaikka perehdytystiimiin voi kuulua useampi. Usein päävastuussa on esihenkilö, joskus kollega. Tämä henkilö varmistaa, että suunnitelma mennään asianmukaisesti läpi.
Perehdyttäjälle täytyy myös varata aikaa ja kertoa realistisesti, paljonko se vaatii. Myös muille työntekijöille on informoitava perehdyttämisestä, sillä se vie lähes aina aikaa perehdyttäjän päätehtävältä.
Onko perehdyttäjä sama kuin mentori?
Mentorointi on eri asia kuin perehdyttäminen. Perehdyttäjä on ensi kontakti, joka auttaa taloon. Mentori taas on kokeneempi henkilö, joka auttaa kehittymään ammatillisesti, kun organisaatioon on jo päästy kunnolla sisään. Mentori voi olla toki vastuussa perehdytysohjelmasta, jos hän on alusta asti mukana. Yleensä mentori tulee kuitenkin mukaan vasta uuden työntekijän itsenäistyttyä, koska mentorointi keskittyy syvempään tasoon, kuten ammatti-identiteetin ja itsensä kehittämiseen.
Perehdytysmateriaalit
Perehdytysmateriaalit voivat olla mitä vain mitä talossa tarvitaan. Työtehtävä ja organisaation koko vaikuttavat tarvittavien materiaalien laajuuteen ja tyyppiin. Pienissä organisaatioissa muistilistat voivat olla riittäviä. Jotkut työn alueet voivat vaatia dokumentoitua luettavaa, kuten manuaaleja ja ohjeistuksia. Uutena hittinä perehdytyksessä on pelillistäminen “tarkista mitä olet oppinut” -idealla. Verkossa perehdyttäminen on tullut jäädäkseen, mutta se ei pysty korvaamaan paikan päällä kasvotusten tehtävää perehdytystä.
Perehdyttämisen kehittäminen: mitä yritys voi tehdä?
Hyödyntäkää uutta työntekijää: hänellä on ulkopuolisena uusia arvokkaita näkökulmia. Yritys hyötyy, kun sitä vähän kyseenalaistetaan! Kuulkaa siis uutta tulijaa tarkasti ja uteliaasti suhtautuen.
Palautetta pitkin matkaa: jatkuva ajatusten vaihto valottaa perehdytysprosessin etenemistä ja uuden työntekijän yleisfiilistä. Hänen havaintojaan ja ensireaktioitaan voi myös käyttää yritystoiminnan kriittiseen tarkasteluun ja kehitystoiminnan lähtökohtana.
Päivittäkää materiaaleja: Uuden materiaalin jatkuva luominen on työlästä. Siksi sitä kannattaa hyödyntää uudestaan ja uudestaan. Materiaalin voi luoda esimerkiksi niin, että yleispätevät asiat ovat erikseen ja tarkemmat tehtäväkohtaisemmat osat ovat omana kokonaisuutenaan. Näin perusrunko säilyy, mutta materiaaleja on helppo päivittää.
Haluatko keskustella lisää perehdytyksestä? Varaa 30 minuutin ilmainen konsultaatio rekrytointikonsultiltamme.
Lataa tästä perehdytyksen tueksi 30-60-90 perehdytyssuunnitelma
