Perehdytys käsitetään yleisimmin rekrytoinnin jälkeen tulevana omana prosessinaan. Mielestämme perehdytys alkaa osaltaan jo rekrytointiprosessin aikana. Kyse on vain erilaisesta tavasta ajatella. Rekrytoinnin aikana välitetään tietoa, vastataan kysymyksiin ja tutustutaan. Ollaan vastavuoroisesti läsnä ja saatavilla. Perehdytään ja perehdytetään. Mukana olevat ehdokkaat rakentavat joka tapauksessa mielikuvaa potentiaalisesta tulevasta työnantajastaan prosessin perusteella. Osan tuosta mielikuvasta muodostaa se, kuinka heidän ajatukset, mielipiteet ja näkemykset otetaan yrityksen toimesta huomioon. Onko yritys kiinnostunut kasvamaan uusien tulokkaidensa myötä? Tarjoaako yritys työntekijöilleen mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa? Olla oma itsensä.
Kilpailemme rekrytointiprosessin aikana kiihkeästi osaajista, mutta mitä tapahtuu taistelutahdollemme osaajan luottamuksen voitettuamme? Kenties sinullekin on joskus uutena työntekijänä ojennettu paperinivaska, joka on ohjeistanut yrityksen tapaan toimia. Karrikoiden: lue, sisäistä ja mukaudu. Vastavuoroisen ajatustenvaihdon ei tulisi kuitenkaan päättyä rekrytointiin. Miksemme taistelisi myös siitä, kuinka paljon uudet työntekijämme voivat rikastuttaa organisaatiotamme ajatuksillaan tai kuinka hyvin työkulttuurimme vaalii työntekoa omina itsenään.
Häpeää ja haavoittuvuutta tutkinut tietokirjailija Brené Brown on kirjoittanut ryhmään sopimisen ja kuulumisen eroista. Sopiakseen ryhmään, yksilö tarkkailee ensin ympäristöään ja pyrkii sen jälkeen tekemään vaadittuja muutoksia itseensä ja käyttäytymiseensä tullakseen hyväksytyksi. Toistuva sisimpämme kätkeminen ja periaatteidemme vastaisesti toimiminen uuvuttaa, masentaa ja lamaannuttaa. Ryhmään kuuluakseen yksilön ei vaadita muuttavan itsessään mitään, mutta hänen on todella oltava oma itsensä. Se on haastavaa ilman avoimuuteen kannustavaa ja näkemyserot sallivaa kulttuuria. Omana itsenään oleminen vaatii oman haavoittuvuuden näkyväksi tekemistä ja rohkeutta olla rehellinen itselleen ja muille. Vaikeiden keskusteluiden käymistä ja ajoittaista tanssahtelua omalla epämukavuusalueella.
On tullut aika heittää itsemme peittävät naamiot roskakoriin
Talon ulkopuolelta saapuva uusi työntekijä on suuri lahja yritykselle. Hänellä on kyky nähdä kaikki se, mille muu tiimi on kenties ajan myötä sokaistunut. Sen kriittisen tarpeen reset- tai reframe-napin painallukselle, muutokselle, arvojen päivittämiselle, sille puolihuomaamattomasti tuonnemmas lykätylle investoinnille tai päätökselle. Kuinka voisimme tukea uusia työntekijöitämme olemaan rehellisiä omia itsejään ja estää heitä ajautumasta mukautumisen ja todellisen itsensä piilottamisen oravanpyörään?
Olemme työstäneet omia pre- ja onboarding-prosessejamme pitkin pandemiaa, tarkoituksenamme rakentaa niistä johdonmukainen ja luonteva jatkumo omalle ja asiakkaidemme rekrytointiprosesseille. Olemme halunneet sisällyttää vuorovaikutuksellisiin perehdytyssisältöihimme enemmän tilaisuuksia ajatuksenvaihtoon, tiedonvälitykseen sekä oppimisen tukemiseen ja seurantaan. Laadimme kysymyksiä, jotka uusilta työntekijöiltä kysymällä veisivät lähemmäs omina itsenämme yhteen kuulumista. Osan kysymyksistä voi kysyä jo rekrytointiprosessin aikana ja muutoin ennen ensimmäistä työpäivää, osan ensimmäisen työskentelykuukauden aikana. Osan kirjallisesti, osan suullisesti keskustellen — mutta vastaukset aina dokumentoiden! Sopiviksi paloiksi säännöstellen.
Yhteenkuuluvuutta edistäviä perehdytyskysymyksiä:
Ajatus- ja toimintatapoihin tutustuttavat kysymykset kasvattavat ymmärrystä tiimissä työskentelevistä yksilöistä. Ne auttavat tunnistamaan hyviä tapoja johtaa tiimiä, hallinnoida aikatauluja ja projekteja sekä arvioida yrityksen roolia yksilöllisten urapolkujen erilaisissa vaiheissa.
- Kuvaile tapaasi oppia. Koetko oppivasi parhaiten esim. katsomalla ja havainnollistavia ajatuskarttoja piirtäen tai kuunnellen ja vuorovaikutustilanteissa keskustellen? Lähestytkö uusia aihealueita ennemmin yksityiskohtien vai suurten kokonaisuuksien kautta?
- Kuvaile tapaasi rytmittää työpäivääsi ja järjestellä työtehtäviäsi. Mitä projektinhallinnan työkaluja tai menetelmiä suosittelisit tiimillesi ja miksi?
- Millaiset olosuhteet kannustavat sinua itsesi toteuttamiseen ja itsenäsi olemiseen? Kerro esimerkki jostain tilanteesta, jossa olet kokenut olevasi täysin omimmillasi tai parhaimmillasi. Mikä kyseisessä tilanteessa oli keskeistä itsesi toteuttamisen kannalta?
- Millaiset olosuhteet rajoittavat itsesi toteuttamista ja itsenäsi olemista? Millaisia riskejä näet tällä hetkellä itsesi toteuttamisen ja itsenäsi olemisen näkökulmista?
- Mitä vahvuuksiasi toivoisit pääseväsi hyödyntämään uudessa työtehtävässäsi?
- Mitä toivoisit pääseväsi kehittämään itsessäsi uuden työtehtävän kautta?
- Millaisia ideoita sinulla on yrityksemme toimintamallien, prosessien ja palveluiden kehittämiselle?
- Miten sinua tulisi johtaa? Millaisia ideoita sinulla on johtamisen ja tiimityön kehittämiselle?
- Millaisista asioista unelmoit ammatillisessa mielessä? Millaisin konkreettisin keinoin voisimme tukea sinua matkallasi kohti tavoittelemiasi unelmia?
Mielikuvakysymykset vapauttavat vastaajan hetkeksi pois tyypillisestä työntekijän roolista. Kysymykset toimivat hyvin esimerkiksi ryhmäkeskusteluissa, tiimin ryhmäyttämisessä tai osana anonyymiä kyselyä. Vaikkei yrityksellä olisi mahdollisuutta toteuttaa mielikuvakysymyksessä esitettyjä kuviteltuja tilanteita käytännössä, vastaukset voivat kuitenkin ilmentää asioita, jotka tuovat työntekijälle merkityksellisyyttä, sisäsyntyistä motivaatiota sekä kuvaavat työntekijän arvopohjaa. Tätä tietoa voi hyödyntää esimerkiksi palkitsemiskäytänteiden suunnittelussa ja yrityksen arvotyöskentelyn perustana.
- Jos saisit yksin päättää yrityksemme tulevaisuuden suunnan, millaisia asioita lähtisit ensikädessä tavoittelemaan? Miksi? Miten?
- Jos saisit muuttaa yrityksessämme ihan minkä vain yhden asian, mihin pyrkisit vaikuttamaan tai mitä muuttaisit? Miksi? Miten?
- Jos sinulla olisi viikottain käytettävissä 3 tuntia työaikaa jonkun täysin vapaavalintaisen projektin kehittämiseen, millainen oma projektisi olisi?
- Jos saisit sijoittaa 1000 € yrityksemme rahaa johonkin sinulle tärkeään hankkeeseen, projektiin tai tahoon, mihin sijoittaisit rahat? Miksi?
Yritys, joka ei pakota ahtaaseen muottiin tai pyri istuttamaan valmiita ajatuksia, on halukas muuttumaan jokaisen uuden työntekijän myötä. Tuo muutos nähdään kasvun ja innovaation edellytyksenä eli tarpeellisena disruptiona sille, mitä ja miten asioita juuri nyt tehdään. Sosiaalinen media on pullollaan yksityishenkilöiden kirjoittamia kertomuksia siitä, kuinka lapset osaavat kyseenalaistaa aikuisille itsestäänselviksi muodostuneita asioita. Uudessa työntekijässä on samaa potentiaalia rohkeaan asioiden kyseenalaistamiseen, mikäli se osataan valjastaa käyttöön heti rekrytoinnista lähtien.
Aliisa Tiittanen on Operarian henkilöstökonsultti ja sisällöntuottaja. Hän opiskelee strategista henkilöstöjohtamista Göteborgin yliopistossa. Häntä kiinnostavia henkilöstöalan ilmiöitä ovat työhyvinvointi hybridi- ja etätyössä, innovaation ja monimuotoisuuden johtaminen sekä oppimisen mittaaminen ja seuranta.
