Aloittaessani Operarian rekrytointikonsulttina kesäkuun alussa työhyvinvoinnin teema nousi vahvasti esiin jo ensimmäisissä kandidaattien kanssa käydyissä keskusteluissa. Ajanhallinta on vakiintunut osa Operarian rekrytointikeskusteluita. Tarkoituksena on selvittää, millaisin työkaluin ja menetelmin asiakasyrityksiimme siirtyvät uudet työntekijät suunnittelevat ja hallinnoivat työpäiviään.

Keskusteluissa pyörivät työ- ja vapaa-ajan tasapainottamisen haasteet sekä työn organisointi. Kalenterit, to do -listat ja post-it -laput ovat useiten mainittuja työkaluja. Osalle meistä se riittää, mutta toisilta ajanhallinta vaatii vielä järeämpiä otteita.

Työhyvinvoinnin edistämisestä uransa luonut toimitusjohtaja Jan Bruce kirjoitti Forbesiin heinäkuussa 2016, että to do -listan ajoittainen uudelleenarviointi voi nostaa tietoisuuteemme aikasyöppöjä, jotka vievät energiaa tärkeimmiltä työtehtäviltä. Hänen neuvonsa onkin, että pitkän työpäivän sijaan tulisi pyrkiä työskentelemään fiksummin – don’t work long, work smart.

Merkitsetkö kalenteriisi deadlinen lisäksi tehtävän tekemiseen vaaditun ajan? Priorisoitko ja delegoitko tehtäviä? Kuinka hyvä on riittävän hyvä, kun arvioit, oletko valmis? Milloin on oikea hetki lopettaa työpäivä?

Kuvassa yllä on kollegani Markuksen piirtämä, hänen lähes tavaramerkikseen muodostunut ajankäytön piirakkamalli. Piirakka kuvastaa sitä, miten helposti päivässä olevia tunteja karkaa työasioihin – etenkin, jos työskentelemme vailla määritettyä työaikaa. Työajan rajattomuus mahdollistaa sen, että työ kulkee mukanamme kaikkialla. Siitä huolimatta meillä on vain 24 tuntia vuorokaudessa.

Piirakkamalli jakaa vuorokauden kolmeen lähes yhtä suuren palaan: yöhön, työhön ja muuhun. Jos tämä pitää, saamme riittävästi palauttavaa yöunta ja ehdimme työn parista myös harrastamaan ja hoitamaan omia asioitamme. Meillä ihmisillä on kuitenkin taipumus paitsi venyttää työpäiväämme sen molemmista päistä, myös napata pieniä paloja yöstä ja muusta ajastamme esimerkiksi sähköpostin tarkastamiseen. Tätä kaikkea vain korostaa kokemamme työn imu, joka tekee työ- ja vapaa-ajan rajasta häilyvän.

Kun nautimme siitä, mitä teemme, emme edes huomaa, kuinka aika lentää. Samalla emme ehkä huomaa, kun voimavaramme palavat loppuun. Merkitse siis kalenteriisi aikaa myös levolle. Aseta automaattinen lomaviesti sähköpostiisi, delegoi kiirreellisimmät tehtäväsi kollegallesi ja antaudu joutenololle.

Aurinkoisin kesäterveisin,
Aliisa
aliisa.tiittanen@operaria.fi
040 624 8681 

Lähde: Forbes: How To Not Worry (Or Think) About Work On Your Next Vacation