Uusi arki alkoi Suomessa 16.3. kun Suomen hallitus julisti poikkeusolot COVID-19 -taudin laajemman leviämisen ehkäisemiseksi. Koulutilojen sulkeminen ja julkisten kokoontumisten rajoittaminen on aiheuttanut sen, että yhä useampi työ on mahdollisuuksien rajoissa pyritty siirtämään kotioloihin. Tilanne vaatii työyhteisöjen osapuolilta ja sidosryhmiltä poikkeuksellista joustavuutta ja ymmärrystä. Vaikka useiden tietotyöläisten keskuudessa etätyö on jo vakiintunut käytäntö, monille yrityksille se on täysin uutta. Tämän vuoksi päätimme Operarialla jakaa omat, hyväksi toteamamme käytänteet etätyön sujuvaan haltuunottoon.
- Selkeytä toiminta. Määritä tiimillesi selkeät viikkokohtaiset tavoitteet ja prioriteetit. Määritä myös, miten tiimisi tulee kommunikoimaan keskenään etätyöaikana ja miten asiakastapaamiset tullaan järjestämään. Laadi itsellesi selkeä viikko- ja päiväkohtainen tehtävälista esim. Eisenhowerin matriisia hyödyntäen. Projektien hallintaan suosittelemme Trelloa, joka kokoaa visuaalisesti toimivasti ja selkeästi yhteen paikkaan sekä yksilön että koko tiimin projektit toimistoremonteista ja nettisivupäivityksistä asiakkuuksiin liittyviin tehtäviin.
- Optimoi olosuhteet. Määrittele itsellesi työpiste, jossa työergonomia on kunnossa. Mikäli työskentelet ruokapöydän äärellä, siivoa se muilta asioilta ennen työpäivän aloittamista. Varmista, että sinulla on tarvittavat ja toimivat välineet ja järjestelmät työsi tekemiseen, esim. nettiyhteys, kuulokkeet tai toinen näyttö. “Ei mene turhaa aikaa järjestelmien kanssa säätämiseen ja säästää omia hermoja myös, kun pystyy keskittymään olennaiseen.” rekrytointikonsulttimme Maria vinkkaa. Operarian tiimillä on käytössään muun muassa Microsoft Teams, Whatsapp, Facetime sekä sähköpostikalenterit ja to do -listat. Työhön keskittyminen edellyttää myös häiriötekijöiden minimointia. Uutistulvan voi pyrkiä välttämään päättämällä esim. että lukee uutiset vain kahdesti päivässä.
- Luo rutiineja. Suunnittele työpäiväsi alkamis- ja päättymisajankohdat sekä lounas- ja muut tauot. Kirjaa työaika ylös esim. Excel-taulukkoon, jotta työhön käyttämäsi aika on hallittua. Työ- ja vapaa-ajan erillään pitäminen kotioloissa vaatii konkretiaa. Operarian tiimi suosittelee rutiininomaisia tapoja. “Lähde esim. aamulenkille ennen kun työt alkavat ja päätä työpäiväsi sanomalla ääneen, nyt lopetan työt tältä päivältä.” toimitusjohtajamme Markus ehdottaa. “Avopuolisoni käyttää etätyöpäivinään taittopöytää. Hän taittaa työtason ylös aloittaessaan työt ja laskee sen alas työpäivän päättymisen merkiksi.” rekrytointikonsulttimme Aliisa kertoo. Useimmille etätyöläisille läppäri on niin vahva työn symboli, että sen siirtäminen pois näkyvistä toimii selkeänä työpäivän päättymisen merkkinä.
- Säilytä yhteys. Fyysisen etäisyyden kasvaessa myös kynnys kysyä neuvoa kasvaa. Madalla avunpyynnön rajaa työyhteisössä pitämällä linjat avoimina. Suosittelemme tiiviisti työskenteleville työpareille esim. taustalla pyörivää Teams-yhteyttä.
- Muista pitää taukoja. Valitettavan usein etätyö luo jatkuvan käytettävyyden ja saatavuuden illuusion. Todellisuudessa oikeutesi rajattuun työaikaan ja taukoihin pätee myös kotioloissa. Taukojen pitämisestä ja omien rajojen vetämisestä ei pidä tuntea syyllisyyttä. Operarian tiimi suosittelee sovittamaan tauot yhteen perheen muiden jäsenten kanssa. Muita hyviä syitä ja tapoja viettää taukoa ovat esim. puhelu mummille, kukkien kastelu tai koiran ulkoiluttaminen. Videopalaverit sopivat myös taukojen pitämiseen. “Pidä kahvihetki työkaverin kanssa etänä.” Markus ehdottaa. Päivän rytmittämiseen on myös olemassa sovelluksia, jotka muistuttavat esim. nousemaan seisomaan tai pitämään tauon.
- Ole armollinen. Rekrytointikonsulttimme Juhan mukaan poikkeuksellisessa tilanteessa on hyvä tiedostaa muutoksen aiheuttama kuormitus ja asettaa oman ja perheen jaksaminen etusijalle. “Sopeuta työpäivä tänä aikana perhe ja läheiset etusijalle.” ”Ole empaattinen ja auta mahdollisuuksien mukaan sekä läheisiä, kollegoita että asiakkaita.” rekrytointikonsulttimme Mikael täydentää. Yhtäkkinen etätyöhön siirtyminen vaatii opettelua ja totuttelua. “On täysin normaalia, ettei etätyö heti suju. Etätyöhön rutinoituneillakin on päiviä, jolloin takkuaa. Se, että yrität parhaasi riittää.“ vakuuttaa Aliisa.
