Voiko perehdytys toimia kokonaan etänä? Tätä olen pohtinut kuluneen vuoden aikana paljon.

Jaoin syyskuussa aiheeseen liittyneen kyselyn LinkedIn-sivullani otsikolla Perehdytys poikkeusaikana ja sen jälkeen. Se oli suunnattu uudessa työssä maaliskuussa 2020 tai sen jälkeen aloittaneille. Kyselyä ei voida pitää tutkimuksellisesti luotettavana, koska vastausmäärä jäi vähäiseksi. Jaan kuitenkin joitain kyselyssä ja julkaisuni kommenttikentässä esiin nousseita ajatuksia. Niistä voi vähintäänkin saada osviittaa asioista, joihin olisi syytä kiinnittää huomiota oman yrityksen perehdytysprosessia päivittäessä. Etätyössä ei ole kyse ainoastaan tilapäisistä poikkeusoloista vaan työelämän laajemmista muutoksista ja työntekijäsukupolven vaihdoksesta.

Milleniaalit ja työelämään saapuva Z-sukupolvi ovat tottuneet itsenäiseen, joustavaan ja digitalisoituneeseen elämäntyyliin. Se ei kuitenkaan missään nimessä tarkoita sitä, etteivätkö kyseessä olevat sukupolvet arvostaisi vuorovaikutusta. Julkaisuni kommenttikentässä ja kyselyvastauksissa nousi nimen omaan esiin tarve säännölliselle yhteydenpidolle luonnollisten kohtaamisten jäädessä muutoin vähemmälle. Tämän vuoksi etäyhteydellä toteutetussa perehdytyksessä päivittäiset videotapaamiset, käytännönläheinen ohjaaminen ruutua jakamalla ja epäviralliselle jutustelulle varattu aika saattavat vaikuttaa ratkaisevasti uuden työntekijän oppimiseen ja motivaatioon.

Niin vuorovaikutuksen kuin struktuurin ja johdonmukaisuuden puute nousivat esiin oppimista ja yhteenkuuluvuutta vähentävinä tekijöinä etäperehdytyksessä. Yksi vastaaja kertoi, ettei hän saanut koskaan perehdyttäjän jakamatonta huomiota vaan perehdytys jäi aina toissijaiseksi toimeksi muun työn rinnalla. Useampi kertoi muuhun tiimiin tutustuttamisen jääneen kokonaan huomiotta, jolloin oli mahdotonta tietää, mitä kukin tiimissä teki ja keneltä missäkin tilanteessa voisi kysyä neuvoa. Molemmat esimerkit viittaavat siihen, ettei perehdytyksen merkitystä henkilöstöstrategian toteutuksessa olla vielä täysin ymmärretty. Huono perehdytys pilaa hyvän rekrytoinnin. Parhaimmillaan perehdyttäjän tietotaito, etäyhteydellä toteutettujen kasvokkaisten kohtaamisten määrä, palautteenantokäytänteet sekä perehdytysprosessin loogisesti etenevä runko herättivät luottamusta kyselyyn vastanneiden keskuudessa.

Paikkaan sidottu työ edellyttää fyysistä läsnäoloa. Ensihoitajan on päästävä loukkaantuneen luo ja taksinkuljettajan on kuljetettava asiakkaitaan. Työn luonteesta riippumatta osa perehdytyksestä on kuitenkin aina mahdollista toteuttaa etänä. Kyse on ajattelutavan avartamisesta, käytettävissä olevista työvälineistä ja siitä, millä tavalla käsiteltävät aiheet kyetään esittelemään. Teemme yhteistyötä tanskalaisen Learningbankin kanssa oman ja asiakkaidemme perehdytysprosessien innostavan etätoteutuksen mahdollistamiseksi. Lähtökohtamme on, että perehdytysalustamme tulee tukemaan uuden työntekijän oppimista, sitoutuneisuutta ja motivaatiota kestävällä tavalla. Kyselyssä teknologia, työn luonne ja työvälineet nähtiin etäperehdytyksen mahdollistavina tekijöinä. Tiedonsaannin ongelmat, perehdytysprosessin hajanaisuus ja etätyöhön tottumaton työyhteisö nousivat puolestaan esiin etäperehdystä hankaloittavina tekijöinä.

Microsoft on jo vuosia puhunut etätyön sijaan läsnätyöstä. Se riisuu etätyö-termiin helposti liitetyn eristäytyneisyyden ja korostaa tiimin sisällä vallitsevaa keskinäistä luottamusta ja vuorovaikutusta, sijainnista riippumatta. Samaan tapaan etäperehdytyksestä tulisi kitkeä pieninkin viittaus uuden työntekijän jättämisestä yksin itseohjautuvuutensa tai oma-aloitteisuutensa varaan. Perehdyttäjän vastuulla on olla läsnä, ohjata oppimista ja luoda perusta koko tiimin väliselle yhteistyölle. Työyhteisöön ja -kulttuuriin sisälle pääseminen ovat yhtä tärkeitä asioita kuin työkalujen ja toimintatapojen omaksuminen.

 

Aliisa Tiittanen on Operarian rekrytointikonsultti. Hän opiskelee parhaillaan strategista henkilöstöjohtamista Göteborgin yliopistossa. Henkilöarvioinnin lisäksi häntä kiinnostavia henkilöstöalan ilmiöitä ovat organisaatiokulttuurin muutokset, henkilöstön kehittäminen ja työhyvinvointi.