Kirjoitin lyhyesti Operarian instagramiin offboardingista eli tapahtumien sarjasta, jonka saattelemana yrityksestä poistuva työntekijä jättää palveluksen. Offboarding-prosessiin voi suhtautua joko systemaattisesti tai spontaanisti, ymmärtäväisesti tai katkerasti, pelkästään velvollisuutena tai myös mahdollisuutena oppia ja kasvaa. Suhtautuminen vaikuttaa siihen, millaisena työnantajana yritys jää poistuvan työntekijänsä mieleen ja millaiseksi nykyinen tiimi kokee työnantajansa toiminnan.
Kiinnostuin ottamaan yrityksemme oman offboarding-prosessin tarkastelun alle. Pienessä yrityksessä yrittäjä vastaa usein oman yrityksensä henkilöstöprosessien rakenteista ja läpivienneistä. Se, miten henkilöstöprosesseja hoidetaan, vaikuttaa kuitenkin koko henkilökunnan työhön ja keskinäiseen dynamiikkaan merkittävästi. Ei ole siis mitään syytä, miksei pienen yrityksen kannattaisi tarkastella henkilöstöprosessejaan aika ajoin avoimin ja oppivaisin mielin.
Offboarding alkaa, kun työsuhteen elinkaari on tulossa päätökseen. Työsuhteen elinkaari on ajanjakso, jonka yksilö viettää yrityksen palveluksessa. Sen voi katsoa alkavan rekrytoinnista ja loppuvan työsuhteen päättymiseen. Yleisimmät syyt työsuhteen päättymiseen ovat työsuhteen määräaikaisuus, irtisanoutuminen, irtisanominen ja eläköityminen.
Painotamme työsuhteen elinkaari -ajattelua myös päivittäisessä rekrytointityössämme. Perehdymme asiakasyritystemme sisällä oleviin urakehitysmahdollisuuksiin ja selvitämme, miten ne voisivat vastata ehdokkaan tulevaisuuden tavoitteisiin. Kohtaamme sen totuuden, että ollakseen kestävä, työsuhteen on kyettävä synnyttämään uudenlaista motivaatiota työntekijöissään myös pitkässä juoksussa. Sen on kyettävä vastaamaan työntekijän tarpeeseen kasvaa ja kehittyä ammatillisesti.
Siinä missä vielä muutama vuosikymmen taaksepäin koko työuran tekeminen yhdessä yrityksessä oli tavanomaista, nykyään työura rakennetaan monen eri yrityksen palveluksessa. Yksi työsuhde voi olla ponnahduslauta seuraavaan ja irtisanoutuminenkin vain osa aivan tavallista urapolkua. Niin luonnollista kuin osaajien liikehdintä on, esihenkilölle oman hyvän tiimin jäsenen irtisanoutuminen tuntuu lähes poikkeuksetta takaiskulta.
Offboardingin voi hoitaa monella eri tapaa.
Kuka tietäisikään yrityksesi offboarding-prosessin nykytilasta paremmin kuin sen omakohtaisesti kokeneet entiset työntekijäsi. Me soitimme omillemme ja keräsimme palautetta offboarding-prosessistamme seuraavin kysymyksin:
- Millaiseksi koit irtisanoutumisestasi ilmoittamisen? Millä tavalla uutisesi otettiin vastaan?
- Mistä eri vaiheista lähtösi yrityksestä koostui? Kuinka kauan katsoisit offboarding-prosessisi kokonaisuudessaan kestäneen?
- Millaisia asioita lähtöäsi edeltäneet keskustelut käsittelivät?
- Millaisista asioista sinulta pyydettiin palautetta? Millaisiin asioihin liittyen sinulle annettiin palautetta? Koitko tulleesi kuulluksi?
- Millaisena koit omien työtehtäviesi ja asiakkuuksiesi siirron? Millaisia ajatuksia omien työtehtävien ja asiakkuuksien siirtoon liittyen heräsi?
- Onko jotain, mitä olisit vielä toivonut käsiteltävän lähtösi yhteydessä?
- Millä tavalla lähtöäsi edeltäneet keskustelut ja offboardingin vaiheet vaikuttivat siihen mielikuvaan, mikä sinulla jäi yrityksestä?
- Miten yrityksen offboarding-prosessia tulisi mielestäsi kehittää jatkossa?
Offboarding tapahtuu joka tapauksessa.
Miksemme siis hoitaisi sitä mahdollisimman tyylikkäästi ja poistuvaa työntekijää kunnioittavasti? Työsuhteen päättyessä on huolehdittava useista käytännön asioista kuten tiedon ja vastuun siirrosta, työvälineiden palautuksesta, työtodistuksesta sekä mahdollisesti myös uuden rekrytoinnin käynnistämisestä. Näiden lisäksi on syytä käyttää aikaa kokonaiskuvan ymmärtämiseen ja työntekijän siirtymisen tukemiseen.
Mitä itse opimme omalla soittokierroksellamme? Paljon. Muun muassa sen, ettei viestinnän merkitystä asiakkaiden ja oman ydintiimin suuntaan voi työntekijän lähdön hetkellä korostaa liikaa. Asiakkuuksien mutkaton ja pehmeä siirtäminen toiselle konsultille nähtiinkin pienen yrityksen kilpailuetuna. Hiljaisen tiedon siirtämiseen tulee kuitenkin panostaa jatkossa entistä enemmän. Vaikka irtisanoutumiseen liittyi myös vaikeita tunteita, kokivat entiset työntekijämme tulleensa kuulluiksi, kohdatuiksi ja saaneensa osakseen ymmärrystä, kannustusta ja aitoa iloa. Oli myös arvokasta kuulla, että entiset työntekijämme olivat kokeneet yrityksemme ammatillista osaamistaan kasvattavana ja urapolkunsa kannalta hyödyllisenä työpaikkana.
Offboarding tarjoaa mahdollisuuden kerätä arvokasta tietoa ja jättää myönteinen kuva itsestämme oppivana ja työntekijöitään arvostavana organisaationa. Se kuva, jonka jätämme on merkittävä osa yrityksen mainetta ja työnantajakuvaa.
Uusien siltojen rakentaminen on aina järkevämpää kuin vanhojen polttaminen.
Aliisa Tiittanen on Operarian henkilöstökonsultti. Hän opiskelee strategista henkilöstöjohtamista Göteborgin yliopistossa. Aliisaa kiinnostavia työelämän ilmiöitä ovat etäperehdytys ja –johtaminen, yhdenvertaisuus- ja tasa-arvokysymykset sekä organisaatiokulttuurin muutokset.
