Integritetspolicy i enlighet med GDPR och artikel 29 i Dataskyddsdirektivet 95/46/EC
Registrator
Operaria Oy, organisationsnummer: 1554930-3
Itämerenkatu 1, 00180 Helsingfors
E-post: förnamn.efternamn (at) operaria.fi
Kontaktperson:
Markus Fabricius
Operaria Oy
markus (at) operaria.fi
Personuppgifter som samlas in och ändamål med behandlingen
Operaria Oy är ett rekryterings- och bemanningsföretag. Personuppgifter samlas in och behandlas i Operaria Oys rekryterings- och bemanningsverksamhet, vid utbetalning av löner i samband med denna verksamhet samt i kommunikation och marknadsföring som rör rekrytering eller anställningsförhållanden.
Dessutom samlar vi in personuppgifter från våra kundföretag, prospekt och deras representanter i det CRM-register och de faktureringssystem vi använder i vår marknadsföring, elektroniska direktmeddelanden och våra nyhetsbrev.
Insamling av personuppgifter
Personuppgifter samlas i första hand in från individerna själva. Med eget samtycke lämnar de sina personuppgifter till Operaria Oys elektroniska databas (Teamtailors rekryteringssystem som molntjänst). Tjänsteleverantören (Teamtailor) ansvarar för det tekniska skyddet av de uppgifter som lagras i registret. Dessutom kan personuppgifter samlas in, till exempel, genom hänvisningar, webbplatser och sociala mediekanaler (Facebook, Instagram och LinkedIn), vid evenemang samt vid personliga möten eller telefon-/videosamtal.
Vi kan köpa uppgifter om företagskunder från externa register för marknadsföringsändamål eller samla in dem från offentliga källor. Vi kan också skicka elektroniska marknadsföringsmeddelanden med samtycke.
Vi samlar till exempel in följande personuppgifter:
- kontaktuppgifter (namn, postadress, e-postadress och telefonnummer)
- födelsedatum, kön
- användarnamn till rekryteringssystemet (Teamtailor)
- personnummer och bankkontakt, skattekort och andra förmånsuppgifter för löneutbetalning (Procountors system)
- yrkeserfarenhet och utbildning
- språk och andra arbetsrelaterade färdigheter
- resultatet av bakgrundskontroller (till exempel kreditupplysning, drogtester, brottsregister)
- information som lämnats av rekommendationssystem
- CV-innehåll och information om jobbrelaterade kvalifikationer
Lagring, ändring, utlämning och radering av insamlade personuppgifter
Teamtailors rekryteringssystem lagrar alla uppgifter som lämnats av en individ med eget samtycke, däribland det CV som skickats in, de bedömningar som gjorts av våra konsulter vid den personliga intervjun samt de tjänster som sökts genom Operaria Oy. I pappersform sparar vi alla personuppgiftsblanketter som fyllts i av individen vid ett personligt möte, en kopia av individens CV samt anställnings- och utbildningsintyg. Företagsuppgifter lagras i ActiveCampaigns CRM-system. I nyhetsbrev som vi skickar till företag via ActiveCampaign erbjuds ett alternativ för direkt avregistrering.
Lagring och ändring av insamlade personuppgifter
Personuppgifter lagras på ett säkert sätt i den molnbaserade CRM-tjänsten (ActiveCampaign). Utskriven information och ifyllda pappersblanketter förvaras i stängda skåp på kontoret, som enbart konsulter som hanterar personuppgifter samt ansvarig för lönehandläggningen (Raaseporin yrityspalvelut) har åtkomst till. Alla personer med åtkomst har fått instruktioner och utbildning i säker hantering av information. Personuppgifter behandlas i enlighet med registrarens instruktioner. Vi sparar öppna jobbansökningar samt ansökningar till vissa jobb i 12 månader från sista kontaktdatum. Vi behåller ansökningar från sökande som har intervjuats personligen samt från de som har varit involverade i rekryteringsprocesser i högst 2 år. Tiden räknas från den senaste uppdateringen av personuppgifterna i ansökningen. Vi behåller personuppgifter om dem som har arbetat via oss i 10 år i syfte att utfärda anställningsintyg. Löneuppgifter sparas under den tid som lagen föreskriver. Uppdateringar och ändringar av personuppgifter görs på individens egen begäran, i första hand av en konsult eller ansvarig för lönehandläggningen.
Utlämning av insamlade personuppgifter
Personuppgifter och CV som lagras i den elektroniska databasen (Teamtailor) lämnas endast ut till våra kunder med individens samtycke och i samband med en föranmäld och avtalad kundbeställning. Före utlämnandet av uppgifter säkerställs att de lagrade personuppgifterna är uppdaterade.
Personuppgifter som lagras vid lönehandläggning lämnas endast ut till offentliga myndigheter för lagstadgade ändamål.
För marknadsförings- och informationsändamål lämnas e-postadresser ut till Teamtailor Oy (främst kommunikation från sökande) och ActiveCampaign (främst nyhetsbrev).
Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU.
Radering av insamlade personuppgifter
Inom lagringsperioderna raderas elektroniska personuppgifter automatiskt från Teamtailors CV-databas, och pappersbaserade personuppgifter levereras för gallring i en låst säkerhetsbehållare (MTB Tietoturvapalvelu Oy). På individens egen begäran raderas alla uppgifter som samlats in om hen omedelbart. Dessutom har Teamtailor Connect en funktion som låter sökande radera sina egna uppgifter. I slutet av rekryteringsprocessen kontaktas sökande och tillfrågas om de vill att deras uppgifter tas bort från vårt CV-system eller om vi ska lagra deras uppgifter för framtida uppdrag inom lagringsperioderna.
Rätt till tillgång och överföring
Sökande har rätt att kontrollera, se och ändra sina uppgifter. Vi skickar över uppgifterna inom rimlig tid, senast en månad efter individens begäran, i det format som uppgifterna finns i Operarias register.
Operarias interna riktlinjer för personuppgiftsbehandling:
På Operaria Oy kan personuppgifter behandlas av konsulter som utför rekryteringsuppdrag samt av redovisningsbyråns lönehandläggare (Raaseporin yrityspalvelut).
Ärenden som rör löner och löneutbetalningar får bara handläggas av lönehandläggare eller dennes ersättare.
Operarias personal har deltagit i HPL-utbildning och är således medvetna om skyldigheterna enligt GDPR och HPL:s allmänna avtalsvillkor.
Samtliga Operarias anställda är skyldiga att upprätthålla sekretess i allt som rör personuppgifter och de rekryteringsuppdrag vi utför.
