GDPR- asetus/Tietosuojadirektiivin 95/46/EY 29 artiklan mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Operaria Oy, Y-tunnus: 1554930-3

Kanavaranta 3-7 C, 00160 Helsinki
E-mail: etunimi.sukunimi (at) operaria.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö tai yhteyshenkilö:

Markus Fabricius
Operaria Oy
markus (at) operaria.fi

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitus

Operaria Oy on rekrytointi- ja henkilöstövuokrausyritys. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Operaria Oy:n rekrytointi- sekä henkilövuokraustoiminnassa sekä näihin toimintoihin liittyvässä palkanmaksussa sekä rekrytointiin tai työsuhteisiin liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa.

Tämän lisäksi keräämme CRM-rekisteriin ja laskutusjärjestelmään yritysasiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja, joita hyödynnämme markkinoinnissa; sähköisissä suoramarkkinointiviesteissä sekä uutiskirjeissä.

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti henkilöiltä itseltään. He antavat omalla suostumuksellaan henkilötietonsa Operaria Oy:n sähköiseen tietokantaan (Teamtailor-rekrytointijärjestelmä pilvipalveluna). Palvelun tarjoaja (Teamtailor) vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä esim. suosittelijoiden, verkkosivujen ja sosiaalisen median kanavien (Facebook- ja LinkedIn-ryhmät) kautta, tapahtumissa sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puhelinkeskusteluissa.

Yritysasiakashenkilötietoja voimme ostaa markkinointikäyttöön ulkopuolisista rekistereistä tai kerätä niitä julkisista lähteistä. Voimme lähettää myös suostumuksen perusteella sähköisiä markkinointiviestejä.

Keräämme mm. seuraavia henkilötietoja:

  • yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • syntymäaika, sukupuoli
  • käyttäjätunnukset rekrytointijärjestemään (Teamtailor)
  • henkilötunnus sekä pankkiyhteys-, verokortti- ja muut etuustiedot palkanmaksua varten (Procountor-järjestelmä)
  • työkokemus ja koulutus
  • kielitaito ja muut työhön liittyvät taidot
  • taustatietojen tarkastuksen tulokset (mm. luottotiedot, huumetestit, rikosrekisteri)
  • suosittelijoiden antamat tiedot
  • CV:n tiedot ja tiedot työhön liittyvistä pätevyyksistä

Kerättyjen henkilötietojen tallentaminen säilyttäminen, muokkaaminen ja luovuttaminen ja poistaminen

Teamtailor-rekrytointijärjestelmään tallentuvat kaikki henkilön omalla suostumuksella itse antamat tiedot, heidän lähettämänsä CV sekä henkilökohtaisessa haastattelussa konsulttiemme tekemät arviot sekä se mitä tehtävää he ovat Operarian kautta hakeneet. Paperisena tallennamme henkilön henkilökohtaisessa tapaamisessa täyttämän henkilötietolomakkeen, kopion CV:stä sekä työ- ja koulutodistukset.

Yritystiedot tallennetaan HubSpot CRM-järjestelmään. Yrityksille lähettämissämme uutiskirjeissä on aina peruuttamismahdollisuus (MailChimp).

Kerättyjen henkilötietojen säilyttäminen ja muokkaaminen

Henkilötietoja säilytetään turvallisesti pilvipalvelussa (HubSpot-CRM). Paperiset tiedot ovat toimistossa suljetuissa kaapeissa, joihin pääsy on vain henkilötietoja käsittelevillä konsulteilla ja palkka-hallinnosta (Talouskonsultointi Mertaoja Oy) vastaavalla henkilöllä, jotka ovat saaneet niiden turvalliseen käsittelyyn ohjeistuksen sekä koulutuksen. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Säilytämme avoimet työhakemukset ja tiettyihin työtehtäviin tulleet hakemukset 12 kuukautta viimeisestä kontaktipäivästä lukien. Henkilökohtaisissa haastatteluissa käyneiden hakijoiden ja rekrytointiprosesseissa mukana olleiden hakijoiden hakemuksia säilytämme enintään 2 vuotta. Aika lasketaan hakemuksen viimeisimmästä henkilötietojen päivityksestä lukien. Kauttamme työskennelleiden henkilötiedot säilytämme 10 vuotta työtodistusten antamista varten. Palkkatiedot säilytetään laissa määrätyn ajan. Henkilötietojen päivitykset ja muokkaukset tehdään henkilön omasta pyynnöstä ensisijaisesti konsultin tai palkkahallinnosta vastaavan henkilön toimesta.

Kerättyjen henkilötietojen luovuttaminen

CV-tietokantaan tallennettuja henkilötietoja ja ansioluetteloita luovutetaan toimeksiantajillemme vain henkilön suostumuksella ja ennalta kerrottuun ja sovittuun asiakastilaukseen liittyen. Ennen tietojen luovutusta varmistetaan, että tallennetut henkilötiedot ovat ajantasaiset.

Palkkahallinnosta tallennettuja henkilötietoja luovutetaan vain viranomaistahoille lakisääteisiin tarkoituksiin.

Markkinointi-ja tiedotustarkoituksiin s-postiosoitteita luovutetaan Teamtailor Oy:lle (pääasiassa hakijaviestintä) ja HubSpot:lle sekä Mailchimp:lle (pääasiassa uutiskirje).

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Kerättyjen henkilötietojen poistaminen

Säilytysaikojen puitteissa sähköiset henkilötiedot poistetaan automaattisesti Teamtailor-CV-tietokannasta ja paperiset henkilötiedot toimitetaan tuhottaviksi lukitussa tietoturvasäiliössä (MTB Tietoturvapalvelu Oy). Henkilön omasta pyynnöstä kaikki hänestä kerätty tieto poistetaan välittömästi. Lisäksi Teamtailor- Connect palvelussa on toiminto, jonka avulla hakija itse pystyy poistamaan tietojaan. Lisäksi rekrytointiprosessin päätteeksi mukana olleita hakijat kontaktoidaan ja heiltä tiedustellaan, haluatko he tietonsa poistettaviksi CV-järjestelmästämme, vai säilytämmekö heidän tietonsa tulevia toimeksiantoja varten säilytysaikojen puitteissa.

Tiedonsaanti- ja siirto-oikeus

Hakijalla on oikeus tarkistaa, nähdä ja oikaista tietonsa. Toimitamme tiedot kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua henkilökohtaisesta pyynnöstä, siinä muodossa, kun ne ovat Operarian rekisterissä.

Operarian sisäinen ohjeistus henkilötietojen käsittelyä varten:

Operaria Oy:ssa henkilötietoja saavat käsitellä rekrytointeja tekevät henkilöstökonsultit sekä tilitoimiston (Talouskonsultointi Mertaoja Oy) palkanlaskija.

Palkkoihin ja palkanmaksuun liittyviä asioita saa käsitellä vain palkanlaskija tai hänen sijaisensa.

Operarian henkilöstö on osallistunut HPL:n koulutuksiin, ja ovat siten tietoisia GDPR:n ja HPL:n YSE velvoitteista.

Operarian kaikilla työntekijöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen siihen mikä liittyy henkilötietoihin ja kaikkiin tekemiimme rekrytointeihin laajemminkin.