Miten mitata rekrytointiprosessin onnistumista?

Rekrytointiprosessin onnistumista mitataan sekä määrällisillä että laadullisilla mittareilla, jotka kattavat rekrytoinnin tehokkuuden, kustannukset ja lopputuloksen laadun. Keskeisiä mittareita ovat rekrytointiin käytetty aika, kustannukset per rekrytointi, hakijoiden laatu, hakijakokemus sekä rekrytoidun henkilön suoriutuminen ja pysyvyys organisaatiossa. Jatkuva mittaaminen mahdollistaa rekrytointiprosessin kehittämisen ja tehostamisen datan pohjalta.

Miksi rekrytointiprosessin mittaaminen on tärkeää?

Rekrytointiprosessin mittaaminen on elintärkeää, koska se mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon ja jatkuvan kehittämisen. Mittaamalla prosessia organisaatiot voivat tunnistaa pullonkauloja, optimoida kustannuksia ja varmistaa, että rekrytointi tuottaa aidosti lisäarvoa liiketoiminnalle.

Mittaaminen tekee rekrytoinnista läpinäkyvämpää ja helpommin johdettavaa. Kun rekrytoinnin tuloksellisuutta seurataan systemaattisesti, voidaan osoittaa sen merkitys yrityksen menestykselle ja perustella tarvittavat resurssit johdolle. Ilman mittareita rekrytointi nähdään usein vain kuluna eikä investointina.

Rekrytointiprosessin mittaaminen auttaa myös tunnistamaan tehokkaimmat rekrytointikanavat ja -menetelmät. Datan avulla voidaan kohdentaa resurssit juuri niihin kanaviin, jotka tuottavat parhaita hakijoita kustannustehokkaasti. Tämä on erityisen tärkeää, kun kilpailu osaajista on kovaa.

Lisäksi mittaaminen mahdollistaa rekrytointiprosessin laadun jatkuvan parantamisen. Kun seurataan esimerkiksi hakijakokemusta, voidaan prosessia kehittää hakijaystävällisemmäksi, mikä puolestaan vahvistaa työnantajamielikuvaa ja parantaa tulevien rekrytointien onnistumismahdollisuuksia.

Mitkä ovat tärkeimmät rekrytointiprosessin mittarit?

Tärkeimmät rekrytointiprosessin mittarit voidaan jakaa tehokkuutta, laatua ja vaikuttavuutta mittaaviin indikaattoreihin. Keskeisiä mittareita ovat rekrytointiin käytetty aika, kustannukset, hakijoiden laatu ja määrä, hakijakokemus sekä rekrytoitujen henkilöiden suoriutuminen ja pysyvyys.

Rekrytointiin käytetty aika (time-to-hire) mittaa koko prosessin kestoa työpaikkailmoituksen julkaisusta työsopimuksen allekirjoittamiseen. Tämä kertoo prosessin tehokkuudesta ja vaikuttaa suoraan sekä hakijakokemukseen että organisaation kykyyn saada osaajia nopeasti. Rekrytointiprosessin eri vaiheiden keston mittaaminen auttaa tunnistamaan pullonkaulat.

Kustannukset per rekrytointi (cost-per-hire) sisältää kaikki rekrytointiin liittyvät suorat ja epäsuorat kustannukset jaettuna rekrytoitujen henkilöiden määrällä. Tämä mittari auttaa arvioimaan rekrytoinnin kustannustehokkuutta ja budjetoimaan tulevat rekrytoinnit realistisesti.

Hakijoiden laatu ja määrä kertovat rekrytointikanavien tehokkuudesta ja työpaikkailmoitusten houkuttelevuudesta. Laadullisena mittarina voidaan käyttää esimerkiksi sopivien kandidaattien osuutta kaikista hakijoista tai haastatteluun kutsuttujen osuutta.

Hakijakokemus mittaa, miten hakijat kokevat rekrytointiprosessin. Tätä voidaan mitata hakijapalautteen ja NPS-kyselyn (Net Promoter Score) avulla. Hyvä hakijakokemus vahvistaa työnantajamielikuvaa ja parantaa rekrytoinnin onnistumismahdollisuuksia pitkällä aikavälillä.

Rekrytoitujen pysyvyys mittaa, kuinka kauan uudet työntekijät pysyvät organisaatiossa. Yleinen mittari on ensimmäisen vuoden vaihtuvuus, joka kertoo rekrytoinnin onnistumisesta ja perehdytyksen tehokkuudesta.

Miten rekrytoinnin kustannustehokkuutta voidaan mitata?

Rekrytoinnin kustannustehokkuutta mitataan ensisijaisesti laskemalla kustannukset per rekrytointi (cost-per-hire) sekä arvioimalla rekrytoinnin tuottamaa arvoa suhteessa kustannuksiin (ROI). Nämä mittarit auttavat organisaatioita kohdentamaan rekrytointiresurssit tehokkaasti ja perustelemaan rekrytointiin tehtäviä investointeja.

Cost-per-hire -mittarin laskemisessa huomioidaan kaikki rekrytointiin liittyvät kustannukset, kuten:

• Työpaikkailmoitusten julkaisukustannukset
• Rekrytointijärjestelmien ja -työkalujen kustannukset
• Rekrytointimessuihin ja -tapahtumiin osallistumisen kulut
• Rekrytointikonsulttien ja -toimistojen palkkiot
• Rekrytointiin osallistuvan henkilöstön työaika
• Hakijoiden arviointiin liittyvät kustannukset (soveltuvuusarvioinnit, testit)
• Perehdyttämisen kustannukset

Näiden kustannusten kokonaissumma jaetaan rekrytoitujen henkilöiden määrällä, jolloin saadaan keskimääräinen kustannus per rekrytointi. Tätä lukua voidaan verrata toimialan keskiarvoihin tai organisaation omaan historialliseen dataan.

Rekrytointikanavien tehokkuutta voidaan mitata vertaamalla eri kanavien kautta tulleiden hakijoiden määrää, laatua ja kustannuksia. Esimerkiksi voidaan laskea, kuinka paljon yhden rekrytoinnin kustannus on eri kanavissa, tai mikä on sopivien kandidaattien osuus eri kanavien kautta tulleista hakijoista.

Rekrytoinnin kokonaisarvon mittaaminen (ROI) on haastavampaa, mutta sitä voidaan arvioida esimerkiksi laskemalla, kuinka nopeasti uusi työntekijä alkaa tuottaa organisaatiolle arvoa suhteessa rekrytointikustannuksiin. Tässä voidaan hyödyntää esimerkiksi työntekijän tuottavuutta, työpanoksen arvoa ja rekrytoinnin kustannuksia.

Kuinka mitata uuden työntekijän onnistumista tehtävässään?

Uuden työntekijän onnistumista voidaan mitata sekä suoriutumisen että integroitumisen näkökulmasta. Keskeisiä mittareita ovat tuottavuuden kehitys, tavoitteiden saavuttaminen, työtyytyväisyys ja tiimiin sopeutuminen. Systemaattinen seuranta auttaa tunnistamaan tuen tarpeet ja varmistamaan rekrytoinnin pitkäaikaisen onnistumisen.

Perehdytyksen onnistuminen on ensimmäinen mittari, joka kertoo rekrytoinnin alkuvaiheen sujuvuudesta. Tätä voidaan arvioida sekä esihenkilön että työntekijän näkökulmasta esimerkiksi perehdytyksen jälkeisellä kyselyllä. Tehokas perehdytys nopeuttaa työntekijän tuottavaksi tulemista ja vähentää alkuvaiheen virheitä.

Suoriutumisen mittarit vaihtelevat tehtävän mukaan, mutta yleisiä mittareita ovat:

• Tavoitteiden saavuttaminen koeajalla ja sen jälkeen
• Tuottavuuden kehitys verrattuna vastaavassa tehtävässä toimiviin
• Esihenkilön ja kollegoiden arviot suoriutumisesta
• Asiakaspalautteen määrä ja laatu (asiakasrajapinnassa toimivilla)
• Itsenäisen työskentelyn taso ja avuntarpeen väheneminen ajan myötä

Integroitumista työyhteisöön voidaan mitata esimerkiksi säännöllisillä keskusteluilla, työtyytyväisyyskyselyillä ja tiimin toimivuuden arvioinnilla. Hyvä integraatio näkyy työntekijän sitoutumisena, aktiivisena osallistumisena ja positiivisena vaikutuksena työyhteisön dynamiikkaan.

Seurannan systemaattisuus on tärkeää. Onnistumista tulisi arvioida säännöllisesti, esimerkiksi 30, 90 ja 180 päivän kohdalla rekrytoinnista. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin mahdollisiin haasteisiin ja tarvittavan tuen tarjoamisen.

Mittaamisen työkaluina voidaan käyttää:

• Strukturoituja kehityskeskusteluja
• Itsearviointeja ja 360-arviointeja
• Tavoiteseurantajärjestelmiä
• Työtyytyväisyys- ja sitoutumiskyselyjä
• Esihenkilön säännöllisiä check-in -keskusteluja

Miten kehittää rekrytointiprosessia mittaustulosten perusteella?

Rekrytointiprosessia kehitetään mittaustulosten perusteella tunnistamalla pullonkaulat, optimoimalla rekrytointikanavia, parantamalla hakijakokemusta ja kehittämällä arviointimenetelmiä. Jatkuva, dataan perustuva kehittäminen johtaa tehokkaampaan ja laadukkaampaan rekrytointiin, mikä näkyy parempina rekrytointituloksina.

Pullonkaulojen tunnistaminen on ensimmäinen askel prosessin kehittämisessä. Mittaamalla rekrytointiprosessin eri vaiheiden kestoa voidaan tunnistaa ne vaiheet, jotka vievät eniten aikaa tai joissa hakijat putoavat pois prosessista. Esimerkiksi jos hakemusten käsittely vie kohtuuttomasti aikaa, voidaan harkita automaation lisäämistä tai arviointikriteerien selkeyttämistä.

Rekrytointikanavien optimointi perustuu dataan eri kanavien tehokkuudesta. Jos data osoittaa, että tietty kanava tuottaa enemmän laadukkaita hakijoita kustannustehokkaasti, kannattaa panostusta tähän kanavaan lisätä. Vastaavasti huonosti toimivista kanavista voidaan luopua tai niiden käyttöä muokata.

Hakijakokemuksen parantaminen on mahdollista hakijapalautteen perusteella. Jos esimerkiksi hakijat kokevat viestinnän puutteelliseksi, voidaan kehittää automaattisia ilmoituksia prosessin etenemisestä tai parantaa henkilökohtaista viestintää. Hakijakokemus vaikuttaa suoraan työnantajamielikuvaan ja hakijoiden laatuun pitkällä aikavälillä.

Arviointimenetelmien kehittäminen datan pohjalta auttaa tekemään parempia rekrytointipäätöksiä. Jos huomataan, että tietyt arviointimenetelmät ennustavat paremmin työntekijän menestystä tehtävässään, voidaan näiden menetelmien painoarvoa lisätä. Toisaalta huonosti toimivista menetelmistä voidaan luopua.

Konkreettisia toimenpiteitä rekrytointiprosessin kehittämiseksi mittaustulosten perusteella voivat olla:

• Työpaikkailmoitusten tekstien ja kanavien optimointi hakijadatan perusteella
• Haastatteluprosessin tehostaminen ja strukturointi
• Rekrytointijärjestelmän käytettävyyden parantaminen hakijapalautteen pohjalta
• Rekrytoivien esihenkilöiden kouluttaminen haastattelutekniikoissa
• Perehdytysprosessin kehittäminen uusien työntekijöiden palautteen perusteella
• Rekrytointipäätösten kriteerien tarkentaminen onnistuneiden rekrytointien analyysien pohjalta

Kehittäminen on jatkuva prosessi, jossa mittaustuloksia seurataan säännöllisesti ja toimenpiteitä mukautetaan tulosten perusteella. Tärkeää on myös seurata tehtyjen muutosten vaikutuksia, jotta voidaan varmistaa niiden toimivuus.

Rekrytointiprosessin mittaaminen ja kehittäminen vaatii systemaattista lähestymistapaa ja oikeiden mittareiden valintaa. Jos haluat keskustella tarkemmin yrityksesi rekrytointiprosessin mittaamisesta ja kehittämisestä, ota yhteyttä meihin Operariassa. Autamme sinua rakentamaan tehokkaita ja tuloksellisia rekrytointiprosesseja teknisillä toimialoilla: https://operaria.fi/myynnin-rekrytointi-teknisilla-toimialoilla/