Skip to content
Rekrytointi vaikuttaa merkittävästi esihenkilöiden ajankäyttöön, sillä rekrytointiprosessi vaatii esihenkilöiltä keskimäärin 20–40 tuntia per rekrytointi. Tämä aika jakautuu työhakemusten läpikäyntiin, haastatteluihin, päätöksentekoon ja perehdytykseen. Esihenkilöiden ajankäyttö rekrytoinnissa vaikuttaa suoraan heidän kykyynsä keskittyä muihin johtamistehtäviin ja organisaation tehokkuuteen.
Miksi rekrytointi vie niin paljon esihenkilöiden aikaa?
Rekrytointiprosessi on monivaiheinen ja vaatii esihenkilöiltä syvällistä paneutumista jokaisessa vaiheessa. Työhakemusten läpikäynti, soveltuvuusarviointi, haastattelut ja lopullinen päätöksenteko edellyttävät huolellista harkintaa ja aikaa.
Työhakemusten käsittely on ensimmäinen aikaa vievä vaihe. Esihenkilön täytyy lukea jokainen hakemus huolellisesti sekä arvioida hakijan osaamista ja soveltuvuutta tehtävään. Tämä vaihe voi viedä useita tunteja riippuen hakijoiden määrästä ja hakemusten laadusta.
Työhaastattelut muodostavat rekrytointiprosessin ytimen ja vaativat merkittävän ajallisen investoinnin. Jokainen haastattelu kestää yleensä 1–2 tuntia, ja usein järjestetään useampia haastattelukierroksia. Lisäksi esihenkilön tulee valmistautua haastatteluihin ennakkoon ja käsitellä tuloksia jälkeenpäin.
Perehdytys on rekrytointiprosessin viimeinen, mutta kriittinen vaihe. Uuden työntekijän perehdyttäminen voi viedä viikkoja tai jopa kuukausia esihenkilön ajasta riippuen tehtävän vaativuudesta ja organisaation monimutkaisuudesta.
Kuinka paljon aikaa esihenkilöt keskimäärin käyttävät rekrytointiin?
Esihenkilöt käyttävät rekrytointiin keskimäärin 20–40 tuntia per rekrytointi, mikä vastaa yhtä työviikkoa. Rekrytointiaika jakautuu epätasaisesti prosessin eri vaiheisiin ja voi venyä useamman viikon ajalle.
Työhakemusten läpikäynti vie tyypillisesti 3–8 tuntia riippuen hakijoiden määrästä. Jos avoimeen tehtävään tulee 50–100 hakemusta, pelkästään hakemusten lukeminen ja arviointi voi viedä kokonaisen työpäivän.
Haastatteluvaihe kuluttaa suurimman osan rekrytointiajasta. Kun esihenkilö haastattelee 5–10 ehdokasta ja jokainen haastattelu kestää 1–2 tuntia, pelkät haastattelut vievät 10–20 tuntia. Tähän lisätään valmistautumisaika ja haastattelujen jälkipuinti.
Päätöksentekoprosessi ja viimeistely voivat viedä 2–5 tuntia. Tämä sisältää ehdokkaiden vertailun, referenssien tarkistamisen ja lopullisen valinnan tekemisen. Henkilöstöresurssit vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka paljon aikaa esihenkilö voi käyttää rekrytointiin muiden tehtävien ohella.
Mitä tapahtuu, kun esihenkilöt eivät ehdi keskittyä rekrytointiin kunnolla?
Huolimattomat rekrytoinnit johtavat virhevalintoihin, jotka maksavat organisaatiolle moninkertaisesti enemmän kuin huolellinen rekrytointiprosessi. Rekrytointikustannukset kasvavat merkittävästi, kun joudutaan aloittamaan rekrytointiprosessi uudelleen.
Virherekrytoinnin todellinen hinta on usein 2–5 kertaa uuden työntekijän vuosipalkka. Tämä sisältää rekrytointikustannusten lisäksi perehdytykseen käytetyn ajan, menetetyn tuottavuuden ja mahdolliset vahingot asiakassuhteille tai työilmapiirille.
Työilmapiiri kärsii, kun organisaatioon palkataan henkilöitä, jotka eivät sovi tiimiin tai tehtävään. Tämä vaikuttaa koko työyhteisön motivaatioon ja tuottavuuteen. Organisaation tehokkuus laskee, kun resursseja joudutaan käyttämään ongelmien korjaamiseen.
Pitkittyneet rekrytointiprosessit aiheuttavat lisäkustannuksia ja stressiä organisaatiolle. Kun tehtävä pysyy täyttämättömänä pitkään, muut työntekijät joutuvat tekemään ylitöitä, mikä voi johtaa uupumiseen ja lisääntyneeseen vaihtuvuuteen.
Miten esihenkilöt voivat tehostaa omaa ajankäyttöään rekrytoinnissa?
Tehokas ennakkovalmistelu säästää merkittävästi aikaa rekrytointiprosessissa. Selkeä tehtäväkuvaus, määritellyt valintakriteerit ja strukturoidut haastattelukysymykset nopeuttavat koko prosessia ja parantavat päätöksenteon laatua.
Työhakemusten esikarsintaa voidaan tehostaa käyttämällä selkeitä poissulkukriteereitä. Esihenkilöiden tehtävät rekrytoinnissa kannattaa jakaa siten, että HR-osasto hoitaa alkukarsinnan ja esihenkilö keskittyy parhaiden ehdokkaiden haastatteluun.
Haastattelutekniikoiden kehittäminen auttaa saamaan paremman kuvan hakijoista lyhyemmässä ajassa. Strukturoidut haastattelut, joissa on etukäteen mietittyjä kysymyksiä, antavat vertailukelpoista tietoa ehdokkaista ja nopeuttavat päätöksentekoa.
Teknologian hyödyntäminen voi merkittävästi nopeuttaa prosessia. Videohaastattelut säästävät aikaa ja mahdollistavat joustavamman aikataulutuksen. Myös rekrytointijärjestelmät auttavat organisoimaan hakemuksia ja seuraamaan prosessin etenemistä.
Milloin esihenkilön kannattaa ulkoistaa rekrytointi ammattilaisille?
Rekrytoinnin ulkoistaminen on järkevää, kun esihenkilön oma aika on arvokkaampaa muissa tehtävissä tai kun organisaatiolta puuttuu rekrytointiasiantuntemusta. Työnantaja hyötyy ulkoistamisesta erityisesti haastavissa tai strategisesti tärkeissä rekrytoinneissa.
Kustannus–hyöty-analyysi auttaa päättämään ulkoistamisesta. Jos esihenkilön tuntipalkan ja rekrytointiin käytetyn ajan tulo ylittää rekrytointikumppanin hinnan, ulkoistaminen on taloudellisesti järkevää. Lisäksi ulkoistaminen vähentää virherekrytointien riskiä.
Erikoisosaamista vaativat tehtävät hyötyvät usein ulkoistamisesta, koska rekrytointikumppanilla on paremmat verkostot ja syvempi ymmärrys toimialasta. Meillä on toimialakohtaista substanssiosaamista, joka auttaa löytämään oikeat ehdokkaat tehokkaammin.
Kiireelliset rekrytoinnit tai tilanteet, joissa organisaatiolla ei ole aikaa hoitaa rekrytointia kunnolla, ovat selkeitä ulkoistamistilanteita. Rekrytointikumppani voi keskittyä täysipäiväisesti prosessiin, kun esihenkilö hoitaa muut tehtävänsä.
Rekrytointi on merkittävä ajallinen investointi esihenkilöille, mutta sen vaikutusta organisaation menestykseen ei voi aliarvioida. Tehokas rekrytointiprosessi tai yhteistyö asiantuntevien kumppanien kanssa säästää aikaa ja parantaa tuloksia. Jos haluat keskustella siitä, miten voimme auttaa organisaatiotasi rekrytointihaasteissa, ota yhteyttä Operariaan, niin löydetään yhdessä tehokkain ratkaisu rekrytointitarpeisiisi.
